В каждой сфере очень важно планирование. Правильно рассчитать сроки и соблюдать их, или по крайней мере стараться, высоко цениться в любом бизнесе. Никто не застрахован от форс мажоров, переносов сроков и дополнительных работ, и в нашем мире переносится всё, от открытия мостов до выпуска видеоигр. В этот статье мы рассмотрим, как минимизировать шанс нарушения сроков и выглядеть героем в глазах Заказчика.
Рассчитывайте свои силы
Первое и самое главное правило – это знать на что способны Вы и Ваша команда. Этот показатель можно получить опытным путем, ведь чем дольше люди работают в одной команде, тем больших результатов они могут достигнуть. Всегда стоит брать в расчет моральный дух команды, настроенность на новый проект и энтузиазм. Более того, это влияет и на открытость внутри команды, что позволит всем «быть в своей тарелке», не боятся делать замечания и представлять свои идеи, что так же позволяет вырасти продукту за счет индивидуальных способностей каждого игрока команды.
Стоит также помнить, что в реальной жизни никогда не будет соответствия плану. План проекта никогда не будет охватывать все аспекты, а объем задач по проектам, особенно крупным, не постоянен. Это показано в определении закона Паркинсона.
Всякая работа займёт ровно столько времени, сколько на неё отведено или больше.
Не гонитесь за «хотелками» Заказчика
Не секрет, что все Заказчики хотят видеть результат работы ещё вчера. На самом деле, такое заявление не оправдано в 90% случаев. Бывают сезонные кейсы (проекты), которые нужно успеть в срок, заказы с вовлечением третьих лиц, спец. предложения к определенной дате и т.п., когда сроки и правда имеют значение. В таких случаях – вполне нормально повысить цену за скорость работы, поскольку есть вероятность выплаты сверхурочных или привлечение дополнительных специалистов.
В остальных случаях, если Вы не уверены, что справитесь в срок – лучше прямо об этом сказать. Скорее всего, Заказчик располагает временем и сможет уступить Вам в вопросе сроков, если они не сильно превышают его ожидания. Если Вы согласитесь на заниженные для себя сроки, морально команде будет сложно работать в условиях, когда «время давит». И даже если вы с командой вложитесь в срок, морально вы скорее всего будете подавлены, и пройдет это состояние не быстро. Руководствуйтесь не только интересами Заказчика, но и своими, когда определяете срои работы.
Занимайтесь планированием
Может показаться странным, но далеко не все компании искусно планируют свою работу. Бывают случаи, когда определение сроков – это когда менеджер прикинул, что «обычно это занимает столько времени». В таком случае вероятность выйти за пределы сроков очень велика.
Для планирования могут использоваться разные методики (в IT самые популярные – это SCRUM, Kanban, Agile), таблицы, митинги с командой, создание архитектуры проекта, консультации с аналитиками или архитекторами, общение с Заказчиком и комбинации этих методов. Подойдите к вопросу серьёзно и взвешенно, возьмите во внимание текущие проекты и вероятные задачи, которые появятся во время выполнения проекта.
Оставляйте время «про запас»
В этом правиле есть несколько предпосылок. Первая, это погрешность в планировании, она присутствует всегда. Как бы тщательно мы не подготовили план, лучше взять 15% времени сверху, чтобы была возможность маневра и пространство для дополнительных, незапланированных работ. Вторая – это человеческий фактор. То, что свойственно человеку, так это делать всё на свой лад, используя техническое задание – как навигатор. Даже высококлассные специалисты подвержены уловкам нашей психологии давать оптимистические прогнозы небольшим задачам и пессимистические – большим, подстраховывая себя.
Важным также остается принцип, что человеком эффективно может выполняться только одна задача в один момент времени. Это требует четкого разбиения больших задач на маленькие и отслеживание результатов, например на ежедневных или еженедельных митингов с командой. Учтите, что скорее всего во время работы над проектом появятся дополнительные задачи, правки, ошибки, и всё это требует времени и внимания Вашей команды. Включите в свой план возможность частичной занятости членов команды, а также форс мажорные случаи и Ваши решения в таких ситуациях.
Находите компромисс
Если не удается договориться с Заказчиком о сроках – попробуйте предложить урезать объем работы или разбить его на этапы, определив приоритетность каждого из них. Часто бывают случаи, когда для запуска проекта на самом деле необходима лишь часть функционала, который необходим Заказчику. Сумев показать и объяснить это Заказчику, можно разбить выполнение проекта на этапы и увеличить сроки.
Также можно прибегать и к более ответственным и смелым шагам – декларирование своих намерений в договоре. Частой практикой есть пеня, которую платит Исполнитель в случае просрочки проекта. Для Заказчика это показатель уверенности и профессионализма, что может позволить ему согласиться на больший срок выполнения проекта.
Итоги: основные навыки планирования
Планирование проекта – это без преувеличения самый ответственный этап роботы. Нужно четко понимать условия работы и возможности своей команды, чтобы начать прикидывать сроки выполнения. На расчёт сроков не должны влиять фразы Заказчика «как можно скорее», к ним можно прислушиваться и искать альтернативы, а не урезать сроки работ. Сам же процесс планирования проекта стоит урегулировать и поставить в рамки какой-либо методологии, оцифровать процесс или ввести четкий перечень всех этапов планирования.
Всегда оставляйте немного времени сверху того, которое получилось при планировании, в среднем это 15% времени, которое пойдет на форс мажоры, доработки, изменение ТЗ в ходе работы или другие задачи Вашей команды. Прислушивайтесь к каждому члену команды и его мнению, не забывайте про человеческий фактор и будьте готовы идти на компромисс с Заказчиком. Не лишним будет проконсультироваться с архитекторами и менеджерами проекта, с самим Заказчиком и с командой, и чем больше и чаще это делать – тем лучше. Также подготовьте план работ таким образом, чтобы каждый его пункт можно было легко обосновать, а каждая задача была максимально разбита на простые подзадачи.
И помните, что как бы Вы не старались – идеальных планов не существует, в таком хаотичном и непредсказуемом мире мы живем. И если план нарушиться или вы будете не успевать – вы не одиноки. Чем меньше паники, тем больше мы успеем сделать. Желаем Вам успешных проектов, гибких планов и понимающих Заказчиков!
Вам может понравится